Найефективніший спосіб управління бронюваннями морських перевезень — це зберігання інформації про терміни відправлення, дані відстеження, інструкції щодо відправлення, документи, вартість перевезення та листування щодо бронювання в єдиному робочому просторі.
Замість перемикання між електронною поштою, таблицями, месенджерами та окремими інструментами для управління відправленнями, експедитори та логістичні оператори можуть керувати всім робочим процесом бронювання морських перевезень — від створення бронювання до відстеження етапів, фінансів та статусу оплати — за допомогою єдиної системи бронювання SeaRates.
Що таке система бронювань?
Система бронювання від SeaRates — це платформа для управління бронюванням вантажних перевезень, призначена для логістичних компаній, експедиторів та операторів морських перевезень.
Система допомагає керувати:
- бронювання морських перевезень
- статуси бронювання
- етапи відправлення
- події відстеження
- транспортні документи
- фінансова інформація
- інструкції щодо відправлення
- комунікація з клієнтами
- оперативна координація
На відміну від ручних процесів оформлення відправлень, система бронювання централізує операції з відправленнями та об’єднує всі дії, пов’язані з бронюванням, в одному інтерфейсі.
Хто використовує системи управління бронюваннями в логістиці?
Що можна робити за допомогою системи бронювання? Різні логістичні команди використовують системи управління бронюваннями для усунення конкретних операційних перешкод, що виникають на різних етапах оформлення морських перевезень, виходячи з логістичних робочих процесів SeaRates та власних процедур координації вантажоперевезень.
| Ваша роль | Типові операційні «вузькі місця» | Як система бронювання оптимізує процеси |
| Експедитори | Інформація про стан відправлень розкидана по електронних листах, таблицях та повідомленнях перевізників | Об'єднує в єдиному робочому просторі координацію бронювання, етапи доставки та спілкування з клієнтами |
| Логістичні компанії | Відсутність взаємодії між операційними, документаційними та фінансовими підрозділами | Об'єднує дані про відстеження відправлень, деталі бронювання, документи та платіжну інформацію між підрозділами |
| Оператори NVOCC | Складність у відстеженні переміщень контейнерів та змін статусу бронювання на різних маршрутах | Забезпечує чіткий графік оформлення замовлень та оперативне відстеження відправлень |
| Морські перевізники | Ручне узгодження оновлень щодо відправлень та підтверджень бронювання | Спрощує контроль за операційною діяльністю та управління циклом бронювання |
| Команди з експорту та імпорту | Затримки з наданням інструкцій щодо відправлення та затвердженням документів | Об'єднує транспортні документи, дані про вантаж та операційні вимоги в єдиній системі |
| Операційні підрозділи | Розрізнена комунікація між клієнтами, агентами та логістичними партнерами | Зменшує операційні перешкоди завдяки комплексному координації вантажоперевезень |
| Координатори відправлень | Складність у відстеженні подій, пов’язаних із мультимодальними перевезеннями, що здійснюються морським та внутрішнім транспортом | Забезпечує відстеження маршруту та управління етапами на всіх етапах транспортування |
| Менеджери з мультимодальних перевезень | Окремі робочі процеси для морських, автомобільних та внутрішніх перевезень | Об'єднує координацію мультимодальних перевезень в єдиний операційний процес |
Зі зростанням обсягів перевезень операційні процеси SeaRates свідчать про те, що логістичні компанії все частіше замінюють розрізнену координацію бронювання на централізовані системи бронювання вантажних перевезень, щоб підвищити прозорість перевезень, зменшити обсяг ручної комунікації та спростити оперативне управління на всіх етапах циклу бронювання.
Як керувати бронюваннями в системі SeaRates
Крок 1: Відкрийте Дашборд системи бронювання
Увійдіть у свій акаунт SeaRates у Віртуальному офісі та відкрийте розділ «Бронювання» у меню ліворуч.
Панель управління надає доступ до:
- усі бронювання
- статуси відправлень
- фільтри бронювання
- візуалізація маршруту
- пошук бронювання
- огляд карти відправлень
Ви можете сортувати бронювання за статусом:
- Усі
- У процесі
- На розгляді
- Архів
Система також відображає маршрути перевезень та розподіл замовлень на інтерактивній карті.
Крок 2: Створити бронювання
Натисніть кнопку «+» у верхній частині панелі управління, щоб додати нове бронювання.
З’явиться двоступенева форма, у якій ви зможете ввести деталі бронювання та вказати вартість.
Оскільки система бронювання безпосередньо інтегрована з системою запитів та системою управління пропозиціями, дізнайтеся більше про функції подання запитів та створення пропозицій. Після опрацювання запитів та пропозицій перейдіть до системи бронювання.
Кожна картка бронювання містить:
- номер замовлення
- місце відправлення та призначення
- дати відправлення
- орієнтовний час прибуття
- тип вантажу
- статус відправлення
- інформація про клієнта
- вартість перевезення
- показники маршруту відправлення
Список замовлень допомагає оперативним командам швидко відстежувати рух вантажів та визначати пріоритетність поточних завдань.
Крок 3: Перегляньте деталі бронювання
Відкрийте картку бронювання, щоб перейти до робочої області відправлення.
Розділ «Деталі» містить:
Загальна інформація про доставку
- замовлені послуги
- вимоги щодо митного оформлення
- вимоги щодо сертифікації
- примітки щодо вантажу
- примітки щодо відправлення
Умови та додаткові витрати
Бронювання може містити:
- умови затримання вантажу
- умови нарахування штрафних санкцій за простій
- інформація про зберігання
- умови місцевих автоперевезень
- додаткові умови надання послуг
Сторони та контакти
Система зберігає інформацію про всіх учасників операції, зокрема:
- власник бронювання
- відправник
- одержувач
- контакти служби підтримки
- власник тарифу
Це дозволяє логістичним командам координувати відправлення в рамках єдиного операційного середовища.
Крок 4: Відстежуйте хід доставки
Система бронювання містить наочну хронологію відправлення, яка відображає основні етапи від створення бронювання до завершення відправлення.
Можливі етапи бронювання:
- Нове
- На розгляді
- Підтверджено
- Подано SI
- Отримано проект накладного
- Завершено
Така прозорість робочого процесу дозволяє оперативним командам відстежувати хід доставки без використання зовнішніх таблиць або ручного оновлення статусу.
Крок 5: Керування подіями відстеження відправлень
На вкладці «Відстеження» команди можуть керувати етапами транспортування на всьому маршруті доставки.Система підтримує:
- повідомлення про відправлення
- повідомлення про прибуття
- етапи доставки
- повідомлення про повернення порожніх контейнерів
- морські перевезення з використанням внутрішніх транспортних перевезень
Події відстеження можна прив'язати до:
- автомобільного транспорту
- морського транспорту
- додаткових етапів перевезення
Це корисно для мультимодальних морських вантажних перевезень, що передбачають внутрішні перевезення та портові операції.
Кожен етап відстеження може містити:
- тип події
- вид транспорту
- дату події
- номер рейсу
- інформацію про транспорт
- оперативні примітки
Карта маршруту відображає переміщення вантажів між пунктами.
Крок 6: Підготуйте транспортні документи
У розділі «Документи» зібрані всі файли, пов’язані з бронюванням, та транспортні документи.
Ви можете керувати:
- інструкції щодо доставки
- завантажені файли
- підтвердження документів
- історія завантажень
- доступність документів
Система зберігає інформацію про статус документів та дані про користувачів, які їх завантажують, для забезпечення прозорості роботи.
Крок 7: Перевірка фінансових даних бронювання
На вкладці «Фінанси» логістичні оператори можуть керувати витратами, пов’язаними з бронюванням, та операційними витратами.
Розділ «Фінанси» допомагає логістичним командам керувати витратами на морські перевезення, місцевими зборами, термінальними операціями, експортними послугами та операційними витратами, пов’язаними з бронюванням, в рамках єдиного фінансового процесу.
Доступні структури ціноутворення:
- за контейнер
- за партію
- паушальна сума
Кожен розділ містить:
- валюту
- курс нетто
- курс продажу
- кількість
- загальну суму
Система автоматично розраховує загальну суму замовлення та операційні підсумки.
Крок 8: Надіслати інструкції щодо доставки
У розділі «Інструкції відправлення» зберігаються інформація про учасників відправлення та дані про вантаж. Система підтримує:
Учасники відправлення
- відправник
- одержувач
- особа, яку слід повідомити
Відомості про компанію
- назва компанії
- ідентифікаційний номер платника податків
- адреса
- контактна інформація
- рекомендації від експедиторів
Дані про вантаж
- номери контейнерів
- номери пломб
- тип упаковки
- кількість упаковок
- вага вантажу
- об'єм вантажу
- клас IMO
- опис вантажу
Це допомагає логістичним командам упорядкувати інформацію про відправлення до початку оформлення документів та процедур випуску вантажу.
Крок 9: Відстежуйте оплату бронювань
У розділі «Оплата» користувачі можуть переглянути рахунки-фактури, пов’язані з бронюванням, та стан оплати. Система включає:
- тип оплати
- назва рахунку-фактури
- сума бронювання
- термін дії оплати
- дати оплати
- статус операції з оплатою
Це спрощує відстеження платежів у процесі доставки.
Крок 10: Узгодьте деталі відправлення вантажу
Система бронювання включає в себе інтегровані функції обміну інформацією про відправлення:
- надсилати оновлення щодо відправлень
- ділитися посиланнями на бронювання
- координувати операційні запити
- спілкуватися в робочому просторі бронювання
Це дозволяє зменшити розрізненість комунікації між електронною поштою та зовнішніми месенджерами.
Порівняння тарифів
З метою підвищення прозорості тарифів та операційної узгодженості система бронювання також дозволяє користувачам порівнювати бронювання вантажоперевезень з вихідними тарифами з Logistics Explorer:
Ви можете перевіряти операційні ціни, порівнювати умови перевезення, переглядати вихідні тарифні структури та контролювати узгодженість тарифів.
Це особливо корисно для експедиторів, які керують договірними тарифами на морські перевезення та індивідуальними умовами перевезення для клієнтів.
Веб-інтеграція системи управління бронюваннями
Система бронювання під власною торговою маркою дозволяє експедиторам, логістичним компаніям та операторам NVOCC надавати своїм клієнтам системи управління бронюванням морських перевезень, якими вони можуть користуватися через веб-сайти своїх компаній.
Логістичні компанії можуть використовувати власне брендування для створення клієнтських платформ, що дозволяють їхнім клієнтам керувати операціями з морських перевезень через їхню систему, яка відображає повний статус вантажу та забезпечує обробку бронювання, оформлення документів та виконання операційних завдань.
Інтеграція API для автоматизації бронювання
API-інтерфейс SeaRates Booking дозволяє логістичним компаніям оптимізувати процес бронювання морських перевезень за допомогою автоматизованих робочих процесів, які інтегрують управління бронюваннями, відстеження вантажів та операційні завдання з їхніми системами CRM, ERP та TMS.
Поширені запитання
Що таке система управління бронюванням морських перевезень?
Система управління бронюванням морських перевезень — це логістична платформа, яка допомагає експедиторам і логістичним компаніям організувати бронювання, відстеження вантажів, документацію, фінансову інформацію та оперативну комунікацію в одному робочому просторі.
Чи може система бронювання одночасно керувати документами на вантаж та платежами?
Так. Система бронювання SeaRates дозволяє логістичним командам керувати документами на вантаж, інструкціями щодо відправлення, витратами, пов'язаними з бронюванням, рахунками-фактурами, статусами платежів та оперативними робочими процесами в одному централізованому робочому просторі для бронювання.
Чи можуть системи управління бронюванням зменшити обсяг ручної координації?
Так. Системи управління бронювання допомагають логістичним командам зменшити фрагментовану комунікацію, ручні оновлення відправлень, координацію на основі електронних таблиць та роз'єднані операційні робочі процеси шляхом централізації діяльності з бронювання, прозорості відправлень та оперативної комунікації.
Управління бронювань морських перевезень
Керуйте бронюваннями, відправленнями, транспортними витратами, інструкціями щодо доставки, взаємодією з клієнтами та відстеженням операцій без використання розрізнених таблиць або фрагментованих засобів комунікації.
Дізнайтеся, як система бронювання SeaRates допомагає експедиторам та логістичним компаніям об’єднати на одній платформі операції з перевезення вантажів, контроль за бронюваннями, документообіг та оперативну комунікацію.
